Eine Abmahnung ohne Tag und ohne Androhung trägt eine spätere Kündigung selten.
Die Abmahnung hat zwei Aufgaben. Sie rügt ein konkretes Verhalten, und sie warnt, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses in Gefahr ist. Fehlt eine der beiden Funktionen, taugt das Schreiben später nicht als Vorbereitung einer verhaltensbedingten Kündigung. Es kann trotzdem in der Personalakte stören, beim Zeugnis, bei der nächsten Versetzung, bei der Frage, wer in einer Sozialauswahl „führungsfähig“ genannt wird.
Wie konkret der Vorwurf sein muss
„Wiederholtes Zuspätkommen“ ohne Datum, ohne Uhrzeit und ohne Schicht reicht nicht. Die abgemahnte Person muss erkennen, welches Verhalten gemeint ist, sonst kann sie es weder einstellen noch bestreiten. Ein brauchbarer Satz nennt den Tag, die Soll-Zeit, die Ist-Zeit und die Pflicht aus dem Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung. Pauschale Hinweise auf „die Gesprächskultur“ oder „mangelnde Loyalität“ lassen sich kaum wiederholen und kaum beweisen.
Der Vorwurf muss außerdem steuerbar sein. Wer wegen eines ausgefallenen Zuges zu spät kommt und das sofort meldet, verhält sich anders als jemand, der die Stempeluhr eine Woche lang umgeht. Eine Abmahnung, die beides in einen Topf wirft, verwischt die Warnung.
Die Androhung
Am Ende des Schreibens muss stehen, dass bei einem gleichartigen Verstoß die Kündigung droht. „Wir erwarten künftig pünktliches Erscheinen“ ist eine Ermahnung, keine Abmahnung. Die Androhung muss zur Rüge passen. Eine Abmahnung wegen einer verspäteten Spesenabrechnung warnt nicht wirksam vor einem späteren Vorwurf des Diebstahls. Für die Kündigung braucht es dann eine eigene, einschlägige Abmahnung — es sei denn, der neue Vorwurf ist so schwer, dass eine Abmahnung entbehrlich ist. Das sind die seltenen Fälle, nicht der Alltag.
Gegendarstellung, nicht Schweigen
Schweigen gilt nicht als Eingeständnis, wird in der Personalabteilung aber gern so gelesen. Die Gegendarstellung gehört in die Personalakte, neben die Abmahnung. Sie bleibt sachlich: welches Datum bestritten wird, welcher Zeuge die Schicht gesehen hat, welche E-Mail die Verspätung angekündigt hat. Beleidigungen und eine eigene Kündigung des Vorgesetzten haben in dem Text nichts zu suchen. Eine Frist von einer Woche ist üblich, aber nicht gesetzlich. Wer länger braucht, schreibt trotzdem.
Die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung kann verlangt werden. Dafür braucht es den Nachweis, dass der Vorwurf nicht stimmt oder das Schreiben die Funktionen verfehlt. Bis zur Entscheidung bleibt die eigene Stellungnahme das Dokument, das ein späteres Gericht neben der Abmahnung liest.
Was Arbeitgeber vor dem Versenden prüfen
Betriebe, die bei uns den Entwurf gegenlesen lassen, bringen den Schichtplan und die Stellungnahme der betroffenen Person mit, falls schon eine Anhörung stattgefunden hat. Gibt es einen Betriebsrat, ist die Abmahnung selbst zwar oft nicht mitbestimmungspflichtig, die spätere Kündigung aber sehr wohl nach § 102 Betriebsverfassungsgesetz anzuhören. Eine Abmahnung, die der Betriebsrat nie gesehen hat, fehlt dann in der Anhörung und macht die Kündigung angreifbar.
Wer ein solches Schreiben erhalten oder einen Entwurf auf dem Tisch hat, kann ihn in der Beratung zur Abmahnung vorlegen. Wir entwerfen die Gegendarstellung oder streichen im Arbeitgeberentwurf die Sätze, die später nicht beweisbar sind.